Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/ Racana. Agenda acara ini juga dibicarakan dalam sidang pendahuluan.

NO	AGENDA ACARA	PIMPINAN RAPAT	WAKTU	KETERANGAN
1	Up.Pembukaan Musyawarah	Panitia/ Petugas	15 Menit	Dibuka Oleh Kakak Pembina
2	Sidang Pendahuluan 1.Tata Tertib       sidang 2. Pemilihan Presidium	Pradana/ Ketua Racana	60 Menit	Aturan selama bersidang, agenda acara,  cara ambil keputusan/ suara jumlah komisi dlm sidang  dll. Presidium 3 orang, terdiri 1 ketua dan 2 anggota. Dilanjutkan penyerahan palu sidang
3	Persidangan a.    Sidang Pleno I 1.     Mendengarkan Laporan Pertanggung jawaban Pengurus lama 2.     Tangapan peserta musyawarah      b. Sidang Pleno II    Rapat Komisi    c. Sidang Pleno III 1.  Mendengarkan laporan masing-masing komisi.    2.  Mengesahkan hasil rapat komisi.    3.  Membentuk tim perumus dan memberikan kesempatan tim perumus untuk rapat.    4.  Pemilihan Pradana/ Ketua Racana	Presidium    Presidium    Masing masing Ketua Komisi    Presidium	30 Menit    30 Menit 10 Menit 60 Menit 45 Menit 15 Menit 30 Menit	Pradana/ Ketua racana membacakan isi materi pertangungjawaban. Peserta memberi tanggapan/ solusi. Pengurus lama berikan jawaban/ argumentasi. Apabila sdh diketemukan persamaan pendapat dan peserta sidang menyetujui, maka presidium dapat mengesahkan laporan pertanggung jawaban. Dilanjutkan penyerahan Laporan pertajwbn. Kepada presidium Presidium membuka rapat pleno II dan membagi peserta sidang menjadi beberapa komisi. Jumlah komisi sesuai dengan tata tertib sidang.   Tiap komisi memilih ketua, sekretaris, dan pelapor. Tiap komisi ber musyawarah sesuai bidangnya, mis. Kom. Organisasi dan keuangan, Kom. Program kegiatan,  Kom. Adat./Sandi dst     Presidium membuka Pleno III Dibacakan oleh pelapor. Presidium Memberikan kesempatan kpd pst sidang unt. Menanggapi. Tehnis memberikan tanggapan boleh setelah semua komisi melaporkan atau dibahas setelah tiap komisi melaporkan Hasil rapat komisi disyahkan setelah peserta sidang menyetujui.   Tim perumus bertugas menyempurnakan hasil rapat komisi yang sdh dibahas. Anggota Tim perumus dapat terdiri semua ketua komisi Dan memilih ketua, sekretaris serta pelapor. Peserta sidang lainnya istirahat atau dpt digunakan melobi calon pengurus Tehnis pemilihan sesuai hasil rapat komisi bidang organisasi. Bilamana ada tim formatur maka ditetapkan siapa sajakah yang menjadi anggota tim formatur, Jumlah tim formatur ( Ganjil ) dan masa baktinya. Presidium menutup rapat pleno III
4	Sidang Penutup a. Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. b.  Menutup Sidang.	Presidium	15 Menit	Presidium Menyerahkan hasil seluruh materi sidang kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya.  Presidium menyerahkan kembali palu sidang kepada Pradana/ Ketua Racana Terpilih.
5	Upacara Penutupan Musyawarah	Panitia/ Petugas	15 Menit	Ditutup oleh Kakak Pembina

Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam Ambalan/ Racana. Para Penegak dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif, bisa lebih cepat atau bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati  waktu dalam mengikuti kegiatan tersebut.

Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah :

1. Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari ( pagi s/d siang – sore )
2. Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
3. Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan – persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas. Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll. Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
4. Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.